Wie bringt man KI eigentlich in den Verwaltungsalltag? Bei der Kreisstadt Bergheim lautet die Antwort darauf vor allem: ausprobieren, die Mitarbeitenden einbeziehen und Schritt für Schritt herausfinden, was wirklich hilft.
Mit KoKI beschäftigt sich die Verwaltung schon seit Mitte 2025. Zunächst wurde getestet und Erfahrungen gesammelt. Bevor der breitere Rollout starten konnte, mussten aber auch die passenden Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dazu gehörte unter anderem eine Dienstanweisung, die im Juli 2026 veröffentlicht wurde. Auch das Thema KI-Kompetenz spielt eine wichtige Rolle: Wer KI nutzen möchte, absolviert vorher eine entsprechende Schulung.
Seitdem findet KoKI nach und nach seinen Weg in den Arbeitsalltag. Dabei steht vor allem das Ausprobieren im Vordergrund. Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen schaut Bergheim, wo KoKI Arbeit abnehmen kann, welche Ideen aus den Fachbereichen entstehen und was davon im Arbeitsalltag wirklich funktioniert.
Einige Antworten darauf gibt es bereits. So werden KoKI und seine Assistenten beispielsweise für das Zusammenfassen und Formulieren von E-Mails oder zur Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen getestet. Ein Assistent trägt sogar den Namen „800 Erklärbär“ und soll dabei helfen, komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten.
Besonders spannend ist ein Anwendungsfall, der direkt aus einem Fachbereich entstanden ist. Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Sozialbereich wird derzeit ein Assistent erprobt, der bei der Prüfung von Anträgen und der Vollständigkeit von Bescheiden unterstützen soll. Dafür wurden dem Assistenten relevante Sozialgesetzbücher als Wissensgrundlage zur Verfügung gestellt. Im Praxistest zeigt sich dabei aber auch eine Herausforderung: Wie bleiben die hinterlegten Rechtsgrundlagen aktuell, wenn sich Gesetze ändern? Genau hier könnten künftig die geplanten Rechtsdatenbanken ansetzen, über die aktuelle Rechtsquellen direkt in KoKI eingebunden werden sollen. (Anm. „legal-tool“ eingeführt mit Version 2.2 – siehe Changelog)
Auch im Bereich Beschaffung wird experimentiert. Hier werden Assistenten und vorbereitete Prompts miteinander kombiniert. Denn die Rahmenbedingungen einer Beschaffung werden eingegeben und anschließend für die weitere Bearbeitung und Recherche genutzt. Ebenso kann ein Angebot als Grundlage dienen, aus dem die relevanten Informationen für den Beschaffungsvorgang herausgearbeitet werden.
Der größte Mehrwert zeigt sich für Bergheim bisher vor allem in der Zeitersparnis. Viele Aufgaben lassen sich mit KoKI schneller vorbereiten und bearbeiten.
Gleichzeitig entstehen die Ideen für neue Einsatzmöglichkeiten direkt aus der Praxis. Die Fachbereiche bringen ihre eigenen Anwendungsfälle mit, die anschließend gemeinsam ausprobiert und weiterentwickelt werden. So wächst der Einsatz von KoKI Stück für Stück mit den Erfahrungen der Mitarbeitenden.
Das gibt Bergheim anderen Kommunen mit:
„Traut euch, neue Dinge auszuprobieren und bezieht die Nutzerinnen und Nutzer mit ein.“
Tobias Neu