Sie kennen das vermutlich: Sie öffnen einen Chat, hängen die Dienstanweisung an, stellen Ihre Frage und bekommen eine gute Antwort. Zwei Tage später öffnen Sie den nächsten Chat und hängen dieselbe Dienstanweisung wieder an. Wie oft haben Sie das eigentlich schon gemacht?
Eine Wissensdatenbank beendet diese Schleife. Unter „Arbeitsbereich“ und dort im Reiter „Wissen“ legen Sie einen Wissensspeicher an: Name, kurze Beschreibung, fertig. Dann laden Sie Ihre Dokumente hinein. Dienstanweisungen, Satzungen, Handbücher, Protokolle, das Handout aus der Schulung usw. KoKI verarbeitet diese Dateien einmal, bereitet sie auf und durchsucht sie ab dann bei jeder Frage nach den passenden Stellen.
Einzelne Dateien sind dabei nur der einfachste Fall. Sie laden ganze Ordner hoch und gleichen sie später wieder ab, hängen eine Webseite an oder tippen Textinhalt direkt ein – etwa für die Regelung, die bei Ihnen seit Jahren gilt und bisher nirgends sauber dokumentiert ist. Wird es viel, sortieren Sie das Ganze in Verzeichnisse.
Ohne dieses Wissen antwortet KoKI aus dem, was allgemein über kommunale Verwaltung bekannt ist. Nett formuliert, klingt brauchbar, ist aber eben nicht Ihre Regelung, sondern die von irgendwem. Mit Wissensspeicher antwortet KoKI aus Ihrer Dienstanweisung, in Ihrer Fassung, mit Angabe der Datei. Und die größte Arbeitserleichterung: Sie bauen das einmal. Danach fragt die Kollegin denselben Assistenten und muss weder wissen, wo das Dokument liegt, noch es selbst hochladen.
Auf Ihr Wissen greifen Sie auf drei Wegen zu.
- Fest verankert: Beim Anlegen eines eigenen Assistenten hinterlegen Sie den Wissensspeicher unter „Wissen“, dann hat der Assistent die Dokumente immer dabei, alle Nutzenden auch.
- Spontan im Chat über das Plus-Symbol unter dem Eingabefeld, dort finden Sie „Wissen anhängen“.
- Am schnellsten: Tippen Sie ein „@“ ins Eingabefeld, es klappt eine Liste Ihrer Wissensspeicher auf, Sie wählen einen aus und schreiben direkt weiter.
Ein Wort zur Kontrolle, weil das erfahrungsgemäß die erste Frage ist: Jeder Wissensspeicher ist zunächst privat. Nur Sie sehen ihn. Über „Zugriff gewähren“ öffnen Sie ihn gezielt für einzelne Personen oder Gruppen.
Und der unbequeme Teil: Eine Wissensdatenbank ist genau so gut wie das, was Sie hineingeben.
Die gute Nachricht: Dieses Aufräumen zahlt sich doppelt aus. Sie klären dabei, welche Version gilt und welche Dateien für Sie relevant sind. Legen Sie danach fest, wer den Wissensspeicher betreut und wann Sie hineinschauen. Einmal im Quartal reicht meistens: neue Versionen nachziehen, alte löschen, Dateinamen so vergeben, dass man Thema und Jahr auf einen Blick erkennt. Bei Ordnern, die auf einem Laufwerk liegen, nimmt Ihnen die Funktion „Ordner synchronisieren“ das sogar ab.
Viele Ämter merken beim Aufbau zum ersten Mal, wie viel Wissen sie eigentlich haben. Es lag nur nie an einem Ort, an dem man danach fragen konnte.
Probieren Sie es mal aus! Fangen Sie klein an. Ein Thema, drei bis fünf saubere Dokumente, eine zuständige Person. Danach merken Sie schnell, welches Wissen als Nächstes dran wäre.